Datenschutzhinweis für die Nutzer der Kasse
Entwurf: Angaben mit „OFFEN“ fehlen noch, der Verein ergänzt sie. Bis dahin ist dieser Text unvollständig.
Dieser Hinweis gilt für alle, die die Kleingarten-Kasse im Auftrag des Vereins nutzen (Kassierer, Vorsitz, Kassenprüfung, Administration). Für die Mitglieder gibt es einen eigenen Hinweis des Vereins.
Verantwortlich
OFFEN: Name und Anschrift des Vereins, vertreten durch OFFEN: Vorsitz, E-Mail: OFFEN: Kontakt des Vereins.
Datenschutzbeauftragter: OFFEN: Kontakt, falls der Verein einen bestellt hat; sonst entfällt diese Zeile.
Was die Kasse verarbeitet, wozu und auf welcher Grundlage
| Verarbeitung | Daten | Zweck | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|---|
| Konto und Anmeldung | E-Mail-Adresse, Rollen, Anmeldelinks und Sitzungen (nur als Hash), Zeitpunkt der letzten Anmeldung | Zugang zur Kasse für Ihr Amt im Verein | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Ihre Tätigkeit für den Verein) |
| Zweiter Faktor | TOTP-Geheimnis, verschlüsselt gespeichert; zuletzt verwendeter Zeitschritt | Schutz der Kassendaten vor unbefugtem Zugriff | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Sicherheit der Verarbeitung, Art. 32) |
| Anmeldegrenzen | Zählwerte zu E-Mail-Adresse und IP-Adresse, nur pseudonymisiert (HMAC) | Schutz vor dem Durchprobieren von Adressen und Codes | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO |
| Änderungsprotokoll der Kassendaten | Ihre interne Kennung bei jeder Änderung an Kassendaten, Zeitpunkt, alte und neue Werte | Nachvollziehbare Buchführung | Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. § 147 AO |
| Protokoll der Benutzerverwaltung | Anlage von Konten (E-Mail-Adresse), Vergabe und Entzug von Rollen, mit handelnder Person | Nachvollziehbarkeit der Zugriffsrechte | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO |
| Belege, Kamera und Belegerkennung | Belegdateien, die Sie erfassen (Standort- und Aufnahmedaten aus Fotos entfernt); ist die Erkennung eingerichtet, eine verkleinerte Kopie ohne Metadaten (nur JPEG und PNG) und ein Zähler der Erkennungen je Konto (nur im Arbeitsspeicher) | Buchführung; Vorschlag der Belegdaten | Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. § 147 AO; die Erkennung: lit. f (Erleichterung der Belegerfassung) |
| Anmelde- und Einladungsmails | Ihre E-Mail-Adresse, der Link, Ihre Rolle | Anmeldung und Einladung | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO |
| Zugriffsprotokolle beim Hoster | IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Browserkennung | Betrieb und Sicherheit des Servers | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO |
| Protokoll des nächtlichen Aufräumens | Zahlen und Fehlermeldungen, in Ausnahmefällen Dateipfade | Betrieb der Kasse | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO |
Ohne E-Mail-Adresse und zweiten Faktor können Sie sich nicht anmelden und Ihr Amt nicht in der Kasse ausüben. Eine gesetzliche Pflicht, die Daten bereitzustellen, besteht nicht.
Es gibt keine automatisierte Entscheidung und kein Profiling (Art. 22 DSGVO). Die Belegerkennung schlägt nur vor; was gebucht wird, prüfen und bestätigen Sie.
Empfänger
- Infomaniak Network SA, Genf (Schweiz), als Auftragsverarbeiter: Hosting, Datenbank, Dateiablage, Mailversand, Belegerkennung (AI Services) und Sicherung.
- Mails gehen vorerst über ein Postfach bei Infomaniak, das GENIVA verwaltet. Antworten und unzustellbare Mails (auch mit Anmeldelink) landen dort.
- Technischer Betrieb der Kasse: OFFEN: wer die Kasse betreut (z. B. GENIVA) und auf welcher Grundlage.
- Im Verein: Die Administration sieht Ihr Konto und Ihre Rollen; Kassenprüfung und Vorsitz sehen im Änderungsprotokoll, wer etwas geändert hat.
Infomaniak verarbeitet in der Schweiz. Für die Schweiz gibt es einen Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO); weitere Garantien sind nicht nötig.
Wie lange
| Was | Gilt | Gelöscht |
|---|---|---|
| Anmeldelink | 15 Minuten, nur einmal | beim nächsten nächtlichen Aufräumen nach Ablauf |
| Sitzung | 7 Tage ab der letzten Nutzung, höchstens 30 Tage ab der Anmeldung | beim Abmelden sofort, sonst beim Aufräumen nach Ablauf |
| Zählwerte der Anmeldegrenzen | Fenster von 5 bis 60 Minuten | beim Aufräumen, sobald älter als einen Tag |
| Zweiter Faktor | unbestätigt einen Tag; bestätigt bis zum Zurücksetzen | beim Aufräumen bzw. beim Zurücksetzen |
| Konto, Rollen, letzte Anmeldung | für die Dauer Ihres Amts | danach gesperrt; gelöscht OFFEN: Frist nach dem Löschkonzept |
| Änderungsprotokoll der Kassendaten (wie die Bücher) | 10 Jahre (§ 147 AO) | ab Ende des Kalenderjahres der letzten Eintragung; länger, solange die Frist gehemmt ist (etwa durch eine Prüfung) |
| Belege | 8 Jahre (§ 147 AO) | ab Ende des Kalenderjahres der Buchung; länger, solange die Frist gehemmt ist |
| Protokoll der Benutzerverwaltung | – | OFFEN: Frist nach dem Löschkonzept |
| Mails im Postfach (Antworten, unzustellbare Mails) | – | OFFEN: Löschregel des Postfachs |
| Kopie für die Belegerkennung | in der Kasse nie gespeichert | beim Anbieter: OFFEN: Dauer laut Infomaniak (Auftragsverarbeitungsvertrag) |
| Protokoll des nächtlichen Aufräumens | – | wenn mehr als 90 Tage alt |
| Eigene Sicherungen | – | nach 90 Tagen (sobald eingerichtet) |
| Zugriffsprotokolle und Sicherungen beim Hoster | – | OFFEN: Dauer laut Infomaniak |
Cookies
Die Kasse setzt nur ein Cookie, das für die Anmeldung nötig ist: __Host-kasse_sitzung (unter https ohne Unterpfad), sonst kasse_sitzung. Es entsteht erst mit der Anmeldung, ist für Skripte nicht lesbar und geht nur an diese Adresse und ihren Pfad. Kein Tracking, keine Analyse, keine Inhalte von Dritten (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Die Kamera fragt die App vorher; die Antwort gilt nur bis zum Neuladen der Seite.
Ihre Rechte
- Auskunft über Ihre Daten (Art. 15 DSGVO)
- Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16)
- Löschung, soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht (Art. 17)
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18)
- Datenübertragbarkeit (Art. 20)
- Widerspruch gegen Verarbeitungen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f (Art. 21)
Wenden Sie sich dafür an den Verantwortlichen (oben).
Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO), etwa beim Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Heilbronner Straße 35, 70191 Stuttgart, poststelle@lfdi.bwl.de.
Stand: Oktober 2026